Assistant(e) administratif(ve)

L’assistant administratif ou la secrétaire effectue le traitement administratif de dossiers (prise de rendez-vous, rédaction du courrier, classement des dossiers, saisie de documents ou du budget), accueille les visiteurs, gère l’organisation des agendas, prépare les réunions de travail et les déplacements des collaborateurs.

• Accueil téléphonique ou physique des interlocuteurs, des visiteurs, des clients ou fournisseurs, des personnalités extérieures
• Prise de notes orales et saisie de documents
• Prise de rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d’activité
• Réalisation d’activités administratives : réservation de salles, de déplacements et d’hébergement, suivi de dépenses, de frais ou factures, de budget, passation et gestion de commandes de matériel, etc.
• Réalisation d’activités logistiques courantes : préparation de salles, reprographie, réception- ouverture -enregistrement-tri et diffusion de courriers, dossiers, de documents, gestion des fournitures, réservations de transports, d’hébergement, etc.
• Recherche et mise à jour de données, de tableaux concernant l’activité de l’unité
• Rédaction et montage, mise en forme de dossiers
• Traitement et rédaction de courriers, diffusion d’informations
• Contrôle, rapprochement de données chiffrées, établissement de tableaux
• Montage de dossiers de différentes natures
• Recherches d’information / réalisation d’études documentaires à la demande sur des sujets spécifiques
• Rédaction de documents, de courrier et diffusion d’informations